Každý žadatel o Kotlíkovou dotaci může po podání žádosti zjistit stav své žádosti na webových stránkách svého kraje.
Každý kraj postupně schvaluje podané žádosti na zasedáních Rady příslušného kraje až do vyčerpání finančních prostředků. Informace o schválených a neschválených žádostech pravidelně vyvěšuje na svých webových stránkách.
Všechny úspěšné žadatele kraj osloví s pokyny, jak po schválení žádosti dále postupovat.